El mayor enemigo de la productividad en el trabajo

Posted by on may 7, 2011 in Blog Formación | No Comments

El mayor enemigo de la productividad en el trabajo son las interrupciones. Si conseguimos eliminar o reducir el número de estas lograremos que nuestra concentración perdure por más tiempo y, con ello, nuestra productividad también aumentará. Una mayor productividad no significa trabajar más, sino conseguir más y mejor en menos tiempo. La falta de productividad en el trabajo conduce a que tengamos que llevarnos trabajo a casa para hacerlo o bien por la noche o bien durante el fin de semana. No hay nada peor para la salud que alargar la jornada laboral en horas fuera del trabajo. Eso se acabó, porque gracias a los consejos que voy a compartir contigo acabarás tus tareas a tiempo pudiendo destinar tu tiempo libre a lo que más te plazca.

Cómo identificar las interrupciones


Antes de eliminar las interrupciones es necesario que primero las identifiquemos. Cuando estés en el trabajo lleva contigo un bloc de notas o una hoja doblada. Dedica un día a identificar todas las interrupciones que te sobrevienen en el trabajo y anótalas en el bloc o la hoja. Es importante que ese día estés espacialmente alerta en identificar esas interrupciones. Cuando llegues a casa por la tarde/noche, después de trabajar, haz memoria de tu jornada laboral y trata de completar la lista con aquellas interrupciones que te falten por anotar.

El siguiente paso es eliminarlas, reducirlas o agruparlas para hacerlas en un mismo periodo de tiempo

El problema de las interrupciones es que se diseminan por el tiempo a lo largo de la jornada laboral. Aquellas interrupciones que no puedas eliminar deberías tratar de agruparlas en un espacio concreto de tiempo y prestar tu atención a ellas entonces. De lo contrario tu productividad se verá seriamente afectada.

Veamos cuáles son estas interrupciones y cómo eliminarlas, reducirlas o agruparlas.

Interrupciones más típicas en el trabajo:

- Consultar E-mail, Facebook, Twitter y demás por el estilo

Es muy común interrumpir el trabajo cada cierto tiempo para mirar compulsivamente el e-mail. Como digo, no es algo que responda a una necesidad racional sino meramente a un impulso compulsivo. Es como si nuestra mente quisiera escaparse del trabajo con el pretexto de la posibilidad que nos haya llegado un mail importante. Y, aunque así fuera, no hay necesidad de saber del mail inmediatamente, pues de haber sido realmente importante nos habrían llamado al móvil.

Cómo acabar con este mal hábito: Toma por costumbre mirar el e-mail sólo dos o tres veces a la misma hora cada día. La distribución ideal es una vez a media mañana, una a media tarde y, la última, por la noche unas horas antes de acostarte. Hazlo así día tras día sin variar manteniéndote firme a las horas elegidas y verás como en cuestión de unas semanas acabas con el mal hábito de mirar compulsivamente el e-mail. Y, además, te darás cuenta que no pasa nada por no estar puntualmente informado de los mails que entran en tu bandeja de entrada.

- Llamadas telefónicas

Es muy común estar concentrado en una tarea y que de pronto una llamada distraiga tu atención. Además, de cogerse el teléfono, existe el riesgo de que la conversación se alargue demasiado, ya sea porque la persona que hay al otro lado no deje de hablar o porque nuestra mente, contenta por evadirse del trabajo, se relaje y explaye en la charla. Cuando la conversación acaba hemos perdido totalmente el hilo de lo que estábamos haciendo y la concentración  necesaria para continuar trabajando de forma productiva en la tarea.

Cómo acabar con este mal hábito: Identifica quien te hace la gran mayoría de llamadas (escríbelo en un papel de ser necesario). Pregúntate: ¿cuántas de esas llamadas era realmente importante? De ser necesario, marca con un número el grado de importancia de las llamadas. Habla con cada una de las personas que te llamó por cuestiones intrascendentes y diles, con el mayor tacto posible, que sólo te llamen por cuestiones urgentes e importantes. Para cuestiones no urgentes pídeles que te envíen un e-mail. Infórmales a las horas a que lo usas.

Si ves que ni con esas te dejan de llamar por cuestiones que podrían esperar tu atención, pon el móvil en silencio y olvídate de él. Utilízalo como ahora haces con el e-mail. Identifica cuando se te hacen la mayoría de llamadas y mira las llamadas perdidas tan sólo en esas horas. Si cuando mires el teléfono hay llamadas perdidas les llamas tu y listos.

Lo ideal sería juntar la consulta del e-mail con la consulta de las llamadas recibidas. Con ello evitarías destinar periodos de tiempo distintos. Recuerda que si una interrupción no la puedes eliminar deberás reducirla en la medida de lo posible y agruparla con otras.

- Compañeros de trabajo que nos vienen a hablar

Es una de las interrupciones más típicas en el puesto de trabajo. No se trata de no ser social sino de relacionarse con los demás cuando es el momento correcto para hacerlo. No puedes permitir que se te interrumpa cada vez que a un compañero pase por tu lado o no tenga otra cosa mejor que hacer.

Cómo acabar o reducir esta interrupción: Si te viene a contar algo o a pedir un favor que puede esperar dile que ahora mismo no puedes atenderle, que necesitas acabar una tarea que requiere tu completa atención, y que sería mejor que te enviara un e-mail en el que te explicara la cuestión de que se trate. Con el tiempo tus compañeros sabrán que cuando estás trabajando prefieres no ser molestado, a no ser que la urgencia de la situación lo requiera.

Si se trata de una empresa pequeña puedes sugerir que durante ciertas horas del día nadie se hable. Haz el experimento y a ver qué tal son los resultados. Estoy seguro que el aumento de la productividad te sorprenderá.

- Tomarse un rato libre para comer y beber

Los descansos durante el trabajo son recomendables, pero no permitas que se conviertan en una constante interrupción. Limita los paseos a la nevera lo justo y necesario. Una solución a este problema sería tener siempre a tu alcance una botella de agua y unas barritas de cereales, así evitas tener que levantarte para saciar el hambre y la sed del momento. Dicho esto, cuando la fatiga se haga manifiesta es recomendable tomarse un descanso de 15 minutos para descansar la vista y estirar las piernas. Tu cuerpo y mente lo agradecerán, y tu productividad también.

- Reuniones no productivas

Hoy en día, en algunas empresas, hay una especie de obsesión por las reuniones. Parece que todo necesita de una reunión para ser resuelto. Según opino, la mayoría de veces hay maneras más efectivas de tratar los asuntos que con reuniones. Para algo existen las nuevas tecnologías de la comunicación. Entre que uno va a la reunión y vuelve a su puesto de trabajo puede pasar mucho tiempo. Habría que limitar al mínimo el número de reuniones. En el supuesto de no ser tu quien decide cuantas reuniones se hacen, pues pedir a tu jefe que te deje no asistir a aquellas reuniones que no sean imprescindibles (la mayoría de ellas). Justifícate diciéndole que es por el bien de la empresa, que dedicarás ese tiempo a adelantar faena y a trabajar más concentrado. Pídele que se te comunique la información discutida en la reunión que te afecte via e-mail. Con ello conseguirás ser mucho más productivo, con el consiguiente beneficio para la empresa. Si te dice que no pues nada, al menos lo intentaste. Tu puesto de trabajo no corre riesgo por esta petición, más bien al contrario, a tu jefe le gustará que confíes en él para contarle tu opinión acerca del funcionamiento de la empresa y verá en ti una persona proactiva y con iniciativa. De no ser así esa empresa no se te merecería.

- Trabajo en equipo y colaboraciones no productivas

Hoy en día el trabajo en equipo está, según mi opinión, sobrevalorado. Lo mismo que lo dicho en el punto anterior: yo soy partidario de trabajar en equipo sólo cuando realmente sea necesario. Para que el trabajo en equipo sea productivo, las personas que van a formar el grupo de trabajo deben conocer bien el material que les ha sido asignado así como tener una idea del material de los demás. De lo contrario, el que no lleve preparada la materia será una carga para el resto retrasando, con ello, el avance del trabajo. En el trabajo en equipo existe el problema de la concentración. Muchas veces el tener unas personas cerca que están hablando desconcentra, por ello, recomiendo el uso de tapones para los oídos, cascos de aislamiento sonoro (los que usa el personal de pista de los aeropuertos y de la Fórmula 1) o unos auriculares que cubran toda la oreja con una música suave y sin altibajos en el volumen y ritmo.

Aquí encontrarás con una buena lista de música de estas características: Music to Dream: an extensive list of my favorite relaxing music

Trabajar en grupo no significa estar hablando todo el rato, sino hacerlo únicamente cuando sea necesario y el resto del tiempo intentar mantener silencio. Una buena forma de trabajar en equipo sería: (1) colaborar en la generación de ideas (trabajo en grupo); (2) dividirse las tareas de trabajo (trabajo individual); (3) compartir los resultados de cada uno y exponerlos brevemente (trabajo en grupo); (4) debate y votación (trabajo en grupo); y (5), fusión de las partes según lo acordado (trabajo individual).

- Salir a fumarse un cigarrillo cada 30 minutos

Si el mono aprieta se puede salir a fumar, si así lo permiten las normas internas de la empresa, ahora bien, hay que intentar que esas salidas sean las mínimas y que no interrumpan un estado de concentración en el trabajo. Por ejemplo, sal cuando tu concentración haya disminuido mucho por la fatiga del trabajo. Si has de salir, aprovecha y agrupa nuevas interrupciones: fuma, estira las piernas, habla con los compañeros y come y bebe algo. Recuerda, cuando no se pueden eliminar las interrupciones estas se han de reducir y agrupar.

- Divagaciones de la mente

Esta es la interrupción que nuestra propia mente causa dejándose llevar por divagaciones. La razón principal es la huída de aquellas tareas que le disgusten o le impliquen un esfuerzo.

Cómo acabar con este mal hábito: Identifica cuando tu mente piense en cosas que no debería y fuérzala a volver a concentrarse en el trabajo. A medida que practiques cada vez tardarás menos en darte cuenta que divagas y lograrás volver al trabajo con una menor resistencia. La práctica hace al maestro.

- Nuevas tareas que se nos agolpan en la mesa de trabajo

Estamos trabajando en una tarea y nos viene alguien y nos deja encima de la mesa más trabajo para hacer. La acumulación de trabajo, en cuanto que nos distrae de la tarea que estábamos haciendo, es un peligro para nuestra productividad. Además, genera estrés ya  que ahora tienes que decidir si volver a la tarea inicial o empezar alguna de las nuevas. Asimismo, la aparición de nuevas tareas llena nuestra mente de nuevos pensamientos y preocupaciones, por lo que la concentración disminuye notablemente.

Cómo acabar o reducir el impacto de esta interrupción: Tu mesa de trabajo debe de estar despejada de papeles, únicamente debes tener en frente tuyo el trabajo que vayas a hacer. Crea una bandeja de entrada donde pondrás una encima de otra las tareas que te vayan llegando. Ordénalas por urgencia e importancia. Abajo las poco importantes y poco urgentes y arriba las importantes y/o urgentes. Coge la que esté más arriba y concentra tu atención sólo a hacer esa. Olvídate de las demás hasta que hayas acabado la que ahora tienes entre manos.